dnes je 7.2.2023

Input:

Finanční kontrola v obci/městě

23.2.2022, , Zdroj: Verlag Dashöfer

6.2.22
Finanční kontrola v obci/městě

Mgr. Pavel Bláha

Finanční kontrola v obci/městě:......

ČÁST PRVNÍ

Úvodní ustanovení

Článek I.

Předmět úpravy

1. Směrnice nastavuje vnitřní kontrolní systém a výkon finanční kontroly (dále jen "směrnice") podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále také "zákon o finanční kontrole“ a "ZFK"), ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole (dále také "prováděcí vyhláška").

2. Účelem této směrnice je nastavit, v návaznosti na Organizační řád obce/města ..., vnitřní kontrolní systém, který v obci/městě:

  • vytváří podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy,

  • je způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika s plněním schválených záměrů a cílů obce,

  • zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení o výskytu závažných a plněných opatřeních k jejich nápravě.

3. Směrnice upravuje:

  • řídící kontrolu příjmových a výdajových operací a nakládání s veřejnými prostředky (kromě financí sem spadají dále věci, majetek a majetková práva obce) obce/města,

  • veřejnosprávní kontrolu u žadatelů o veřejné finanční podpory obce/města a u příjemců, těchto veřejných finančních podpor z rozpočtu obce,

  • veřejnosprávní kontrolu u příspěvkových organizací obce,

  • interní audit, pokud je zřízen.

4. Směrnice je závazná pro všechny osoby, které vykonávají řízení a kontrolu veřejných financí (veřejných příjmů a výdajů) a veřejných prostředků obce, nebo se na nich podílejí.

Článek II.

Základní ustanovení

1. Starosta a všechny osoby, které se podílí na hospodaření s veřejnými financemi a veřejnými prostředky, zajistí, že je s nimi nakládáno v souladu se zákony, předpisy a opatřeními přijatými orgány obce a dále účelně, hospodárně a efektivně a bude tak dosahováno cílů finanční kontroly tzn.:

  • správnosti finanční a majetkové operace obce to znamená, že operace bude v souladu s právními předpisy a opatřeními přijatými orgány obce,

  • optimálního vztahu mezi její hospodárností, účelností a efektivností (dále jen kritéria 3E), přičemž použití veřejných prostředků bude:

    1. účelné, to znamená, že dosažené výsledky zajistí optimální míru naplnění předpokládaných cílů,
    2. hospodárné to to znamená, že zdroje budou k dispozici v odpovídající kvalitě, ve správném množství, ve správnou dobu a za co nejvýhodnější cenu,
    3. efektivní, čímž se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění,
    4. Pokud nejsou kritéria 3E stanovena právními předpisy, technickými nebo jinými normami stanoví je předem starosta obce, na základě objektivně zjištěných skutečností a s ohledem na schválený rozpočet obce.

2. Schvalovací postupy v rámci finanční kontroly mohou být prováděny jak v papírové, tak v elektronické podobě. V případě využití elektronických prostředků není vyžadováno použití kvalifikovaného, uznávaného nebo zaručeného elektronického podpisu, vždy však je nutné, aby se jednalo o nezaměnitelný záznam zaměstnance vykonávajícího některý z úkonů finanční kontroly (např. záznam v informačním systému), ke kterému byl řádně pověřen.

3. Předběžná řídící kontrola dle úpravy vyhlášky č. 416/2004 Sb., se neprovádí u majetkových operací, které nemají charakter příjmu nebo výdaje z veřejného rozpočtu (darování nebo bezúplatné převody). Schválení těchto dispozic však musí být provedeno v rámci příslušných schvalovacích aktů a postupů obce.

4. Předběžná řídící kontrola se dále neprování u příjmových a výdajových operací, u kterých obec a její orgány nebo zaměstnanci nemůžou ovlivnit uskutečnění nebo výši příjmu nebo výdaje. Předběžná řídicí kontrola se neprovádí zejména u příjmů ze správních poplatků, místních poplatků a ze svěřených a sdílených daní. U těchto příjmových a výdajových operací však musí být provedena následná řídicí kontrola.

5. Schválením příjmové nebo výdajové operace v rámci řídicí kontroly není dotčeno schvalování příslušnými orgány obce podle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů. Předběžná řídicí kontrola před vznikem závazku musí proběhnout v momentě, kdy je možné tyto parametry ovlivnit, tj. před vyhlášením výběrového řízení (respektive před předložením materiálu kompetentnímu rozhodujícímu orgánu). Pokud dojde k tomu, že kolektivní orgán (zastupitelstvo nebo rada) schválí jiné parametry operace, než byly v rámci předběžné kontroly předkládaného materiálu navrženy, zodpovídá následně úředník v pozici příkazce operace (dále také "PO") nebo správce rozpočtu (dále také "SR") před vznikem nároku nebo závazku obce pouze za správnost a úplnost realizace příjmů a výdajů, nebo změny rozpočtu, které věcně schválil příslušný kolektivní orgán, který má ke schválení kompetenci. Úředník obce stanovený jako PO nebo SR v tomto případě odpovídá za realizaci schválené operace v rozsahu schváleného usnesení nebo jiného právního aktu příslušného kolektivního orgánu obce.

ČÁST DRUHÁ

Článek III.

Zaměření a zajištění řídící kontroly

1. Řídící kontrola bude prováděna ve fázích:

  • předběžná, před zahájením příjmové, výdajové nebo majetkové operace,

  • průběžná, po zahájení příjmové, výdajové nebo majetkové a to až do okamžiku jejího ukončení, vyúčtování a vypořádání,

  • následná kontrola, která je následným zhodnocením výsledků příjmové, výdajové nebo majetkové operace.

2. Předběžná řídící kontrola se soustřeďuje na prověření právního, ekonomického, rozpočtového a účetního základu finanční nebo majetkové povahy plánované a připravované příjmové, výdajové nebo majetkové operace.

3. Předběžnou řídící kontrolu plánovaných a připravovaných operací zajišťují:

  1. starosta obce nebo vedoucí zaměstnanci obce pověření starostou nebo tajemníkem městského úřadu k nakládání s veřejnými prostředky a majetkem obce jako příkazci operací,
  2. pověřený (vedoucí)zaměstnanec odpovědný za správu rozpočtu obce jako správce rozpočtu,
  3. pověřený (vedoucí) zaměstnanec odpovědný za vedení účetnictví obce jako hlavní účetní (dále také "HÚ").

4. Zaměstnanci obce mohou být rovněž pověřeni prováděním průběžné a následné kontroly. O jejích výsledcích a případně o vznikajících rizicích bez zbytečného odkladu informují starostu nebo tajemníka městského úřadu.

5. Starosta obce nebo tajemník městského úřadu v souladu s § 26 ZFK v rámci obce / města písemně pověřuje zaměstnance obce výkonem funkce PO (vedoucí, jsou-li v obci). Dále starosta nebo tajemník městského úřadu pověřuje zaměstnance obce výkonem funkce SR a HÚ. V případě nepřítomnosti SR nebo HÚ plní jejich funkce pověřený zástupce. Pověřit jednoho zaměstnance obce, který by zároveň o operaci rozhodl jako PO a schválil ji rovněž jako SR a HÚ je nepřípustné!

6. Na návrh PO může SR v rámci obce stanovit, v rámci kontrolního zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše nejsou předem známy, tzv. limitovaný příslib.

7. Vzor Pověření k výkonu řídící kontroly (příloha č. 1 této směrnice). Jedno vyhotovení je uloženo na sekretariátu starosty obce / nebo tajemníka městského úřadu a druhé u účetní obce. Originály podpisových vzorů (příloha č. 2) pověřených zaměstnanců pro ty operace, které jsou podepisovány vlastnoručním podpisem, jsou uloženy u účetní obce.

8. Pokud používají starosta obce, SR, HÚ nebo pověření zaměstnanci obce v rámci řídící kontroly výhradně elektronický podpis se podpisové vzory nevypracovávají ani neukládají. To platí i pro nezaměnitelný záznam v informačním systému obce.

9. Pokud starosta obce a pověření zaměstnanci obce jako PO schválí operaci, na kterou se vztahuje postup dle jiného právního předpisu např. Správního řádu a zároveň i postup pro finanční kontrolu, má se za to, že schválení dle jiného právního předpisu představuje zároveň i schválení v režimu finanční kontroly.

Článek IV.

Předběžná řídící kontrola příjmových operací před vznikem nároku na příjem

1. Cílem předběžné řídící kontroly příjmových operací je prověřit, v případě veřejných příjmů, že vznikl obci nárok na příjem řádně tzn.:

  • od správného dlužníka,

  • včas, nebo ve lhůtě, kdy mají být uhrazeny,

  • ve správné výši.

2. Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole se provádí před právním úkonem, kterým vzniká nárok na veřejný příjem a PO prověří:

  • soulad připravované operace se stanovenými úkoly a schválenými záměry a cíli obce,

  • správnost operace to znamená dodržení právních předpisů a schválených opatření obce v mezích právních předpisů,

  • dodržení kritérií 3E (účelnost, hospodárnost a efektivnost),

  • rizika, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanoví případná opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

  • a garantuje, že připravovaná operace je doložena věcně správnými a úplnými podklady.

3. Předběžná řídicí kontrola se neprovádí u příjmů uvedených v čl. II body 3 a 4 této směrnice.

4. PO rozhodne o schválení příjmu a vyhotoví o tom záznam (příloha č. 3).

5. U příjmů, které schvaluje kolektivní orgán obce (zastupitelstvo nebo rada dle zákona č. 128/2000 Sb.) se projednání v kolektivním orgánu a jeho závěry vyznačí v příloze č. 3 této směrnice.

Článek V.

Řídící kontrola příjmových operací po vzniku nároku na příjem

1. Cílem průběžné řídící kontroly příjmových operací je ověřit zda:

  • nárok obce na příjem byl schválen oprávněným PO a shoduje se jeho podpis s podpisovým vzorem (byla podepsán elektronickým podpisem oprávněného PO) – ověřuje HÚ,

  • příjem má ohradit / uhradil správný dlužník,

  • úhrada má proběhnout / proběhla ve správné výši,

  • úhrada má proběhnout / proběhla včas, nebo ve stanovené lhůtě.

2. Řídící kontrolu příjmových operací po vzniku nároku obce / města provádí PO a HÚ.

3. PO schvaluje nárok na příjem před jeho odesláním dlužníkovi a vydá pokyn k plnění příjmu. Přitom ověří:

  • správnost dlužníka,

  • výši vzniklého nároku obce / města,

  • splatnost nároku obce / města.

4. HÚ u příjmové operace v pokynu k plnění příjmu ověří, že u příjmové operace:

  • připravovanou operaci podepsal oprávněný příkazce operace,

  • byl správně určen dlužník, výše a splatnost vzniklého nároku v pokynu k plnění příjmů,

  • jiné skutečnosti týkající se operace jako účetního případu a neshledal nedostatky,

  • shledal nedostatky spočívající v:............... vrací operaci zpátky starostovi obce nebo PO.

5. Pokud případy, kdy jsou veřejné prostředky připisovány na bankovní účet obce (příp. do pokladny), stanoví obec / město ověřovatele připisovaných položek, kteří prověřují, zda byly připsány od správné osoby (dlužníka), včas a ve správné výši. Toto ověření provede před zaúčtováním příjmu do účetnictví obce.

6. V případě, že ověřovatel zjistí, že veřejné prostředky nebyly připsány (uhrazeny do pokladny) včas, ve správné výši nebo od správné osoby (dlužníka):

  1. ověří existenci, výši a splatnost pohledávky,
  2. identifikuje a vyhodnotí rizika, které s příjmovou operací souvisí a případně navrhne opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

7. Ověřovatel vyhotoví o úkonech podle předchozího odstavce záznam a předá ho spolu s ostatními podklady příkazci operace.

8. Příkazce operace na základě záznamu a souvisejících podkladů rozhodne o dalším postupu.

Článek VI.

Řídící kontrola u výdajových operací před vznikem závazku

1. Cílem předběžné řídící kontroly výdajových operací před vznikem závazku je ověřit:

  • nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů obce,

  • správnosti operace zejména ve vztahu k dodržení právních a schválených opatření obce v mezích právních předpisů,

  • dodržení postupů a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek,

  • dodržení kritérií stanovených pro hospodárný, efektivní a účelný výkon obce,

  • řízení rizik, která se v průběhu uskutečňování operace mohou vyskytnout a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění,

  • doložení připravované operace věcně správnými a úplnými podklady.

Svým podpisem PO potvrzuje oprávněnost, nezbytnost a správnost připravované operace k přípravě závazku a spolu s veškerými podklady předá SR.

2. Schvalovací postup při předběžné řídící kontrole výdajů provádí PO před právním úkonem, kterým vzniká závazek k veřejnému výdaji, nebo v případě veřejných zakázek před zahájením zadávacího řízení a prověří skutečnosti uvedené v předchozím bodu této směrnice (příloha č. 5 této směrnice).

3. V případě potencionálních rizik tato PO identifikuje a navrhne opatření k jejich odstranění, nebo zmírnění.

4. Poté PO rozhodne o schválení nebo neschválení předpokládané výdajové operace formou návrhu individuálního příslibu, který, pokud je schválen, předá k posouzení správci rozpočtu (spolu s příslušnými podkladovými doklady k výdajové operaci).

5. Správce rozpočtu ověří zda:

  • byla připravovaná výdajová operace schválena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění,

  • je podpis příkazce operace shodný s podpisovým vzorem (byla podepsána elektronickým podpisem oprávněného PO),

  • je výdajová operace v souladu se schválenými veřejnými výdaji, (programy, projekty, uzavřenými smlouvami nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky obce),

  • výdajová operace odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy pro financování činnosti obce,

  • byla výdajová operace prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky.

6. SR před vznikem závazku v případě připravovaných veřejných zakázek (tzn. před vyhlášením výběrového řízení tj. v zásadě před schválením Zadávací dokumentace nebo Výzvy k podání nabídek) dále prověří:

  • zda připravovaná veřejná zakázka odpovídá pravidlům stanoveným zvláštními právními předpisy (zejména zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů),

  • zda v Zadávací dokumentaci nebo Výzvě k podání nabídek došlo k ošetření rozpočtových rizik, která se jejím uskutečňováním mohou vyskytnout a byla přijata opatření k vyloučení těchto rizik.

7. SR na základě posouzení výše uvedených skutečností, rozhodne o schválení (příp. neschválení) výdajové operace. Schválení skutečností podle odstavce 5 potvrdí svým podpisem na individuální příslib.

8. Pokud SR shledá při předběžné řídicí kontrole připravované operace nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu.

9. PO rozhodne o schválení výdaje a vyhotoví o tom záznam (příloha č. 5). Pokud schvalovací doložku obsahuje výstup z informačního systému obce, uvede se schválení příjmu ze strany PO na tomto dokumentu a může být vyznačeno přímo schválením úkonu v elektronickém systému obce. Lze použít i schvalovací razítko nebo vlastnoruční podpis na příslušném dokumentu. Totéž platí i pro SR.

10. U výdajů, které schvaluje zastupitelstvo obce/rada obce, případně u dalších rizikových výdajů se použije vzor individuálního příslibu.

Článek VII.

Limitovaný příslib

1. Je-li to účelné k zajištění provozních potřeb vyplývajících z běžné, pravidelné činnosti obce / města, které je nutné zabezpečovat operativně, PO může předložit SR návrh na kontrolní zajištění finančního krytí předpokládaných operací a s tím souvisejících závazků, jejichž věřitel a výše není předem známa. Podpis SR na návrhu PO je pro účely finančního řízení dokladem o kontrolním zajištění finančního krytí předpokládaných závazků ve stanoveném limitu rozpočtových výdajů a určeném období (dále jen "limitovaný příslib"). Obec / město stanový limit pro předpokládané výdaje částkou:.......... (doplnit dle konkrétních podmínek obce / města).

2. Překročení limitovaného příslibu je nepřípustné. V případě hrozby vyčerpání limitu je nutné předem schválit navýšení limitu. Správce rozpočtu vede průběžnou evidenci naplnění těchto limitovaných příslibů.

3. Postup při schvalování Limitovaného příslibu před vznikem výdajů je stejný jako v článku VI.

Článek VIII.

Řídící kontrola u výdajových operací po vzniku závazku

1. Cílem průběžné řídící kontroly výdajových operací po vzniku závazku je ověřit:

  • existence závazku a ověření věřitele,

  • splnění podmínek, výše a splatnosti operace,

  • soulad závazku s individuálním nebo limitovaným příslibem.

2. Příkazce operace identifikuje a vyhodnotí rizika, která s připravovanou operací souvisí a případně navrhne opatření k jejich vyloučení nebo zmírnění.

3. Příkazce operace vyhotoví návrh pokynu k zajištění platby a na základě úkonů podle odstavce 1 rozhodne o schválení (příp. neschválení) výdajové operace. Pokud výdajovou operaci schválí, podepíše pokyn k zajištění platby (příloha č. 7) a předá ho hlavnímu účetnímu / hlavní účetní k zajištění platby.

4. Účetní jako hlavní účetní před provedením platby ověří:

  • soulad podpisu příkazce operace v pokynu k zajištění platby s podpisem uvedeným v podpisovém vzoru (nebo operace byla podepsána elektronickým podpisem oprávněného PO),

  • soulad údajů o věřiteli, výši a splatnosti vzniklého závazku s údaji ve vydaném pokynu k zajištění platby,

  • soulad pokynu příkazce operace k zajištění platby s individuálním příslibem,

  • jiné skutečnosti týkající se uskutečnění operace jako účetního případu podle zákona o účetnictví a

  • související účetní rizika.

5. Pokud účetní shledá při předběžné řídicí kontrole připravované operace nedostatky, přeruší schvalovací postup a oznámí své zjištění písemně příkazci operace s uvedením důvodů a případně přiloží další doklady o oprávněnosti svého postupu.

6. U ostatních výdajů se předběžná řídicí kontrola před vznikem závazku zaznamená do ověřovacího razítka (např. na návrh objednávky nebo smlouvy), případně do formuláře vygenerovaného informačním systémem obce.

7. U výdajů, které schvaluje zastupitelstvo obce/rada obce, případně u dalších rizikových výdajů se použije vzor individuálního příslibu.

Článek IX.

Průběžná řídící kontrola příjmových i výdajových operací

1. Cílem průběžné řídící kontroly je v průběhu příjmových i výdajových operací ověřit úplnost a přesnost průběhu operací od vzniku závazku do jejich konečného zaplacení, zaúčtování a vypořádání. V rámci průběžné kontroly pověřený zaměstnanec ověří:

  • soulad výdajové operace s právními předpisy a se zásadami účelnosti, hospodárnosti a efektivnosti,

  • plnění podmínek rozhodnutí nebo smlouvy souvisejících s kontrolovanou operací,

  • soulad předpokládaných a již dosažených výsledků operace a

  • skutečnosti týkající se operace jako účetního případu podle zákona o účetnictví.

2. Uvnitř obce vykonává průběžnou řídící kontrolu na

Nahrávám...
Nahrávám...