Kritéria efektivnosti, účelnosti a hospodárnosti (3E)v rámci organizace pro oblasti příjmu a výdeje veřejných prostředků

Obecná východiska

Povinnost zajistit hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy stanovuje zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, který mimo jiné v § 4 uvádí, že hlavními cíli finanční kontroly je prověřovat:

1. dodržování právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy v mezích těchto předpisů při hospodaření s veřejnými prostředky k zajištění stanovených úkolů těmito orgány,
2. zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností,
3. včasné a spolehlivé informování vedoucích orgánů veřejné správy o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích, o jejich průkazném účetním zpracování za účelem účinného usměrňování činnosti orgánů veřejné správy v souladu se stanovenými úkoly,
4. hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy.

Požadavek na hospodárnost, efektivnost a účelnost se dále objevuje rovněž v zákoně č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů

Metodickou pomůckou pro veřejné nakupování představuje Metodický pokyn č. 3 Centrální harmonizační jednotky MFČR s názvem Metodika veřejného nakupování

Pojmy pro účely této směrnice:

Hospodárností se rozumí takové použití veřejných prostředků k zajištění stanovených úkolů organizace s co nejnižším vynaložením těchto prostředků, a to při dodržení odpovídající kvality plněných úkolů. Konkrétně:

• že zdroje jsou k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství, v přiměřené kvalitě a za co nejvýhodnější cenu

• zda je poptávaná věc (zboží či služba) získána za co nejvýhodnějších podmínek pro zadavatele

Nakládání s veřejnými prostředky je hospodárné pouze tehdy, když jsou splněny všechny definované podmínky zároveň, tedy že je poptávané zboží či služba k dispozici v požadovanou dobu, v požadovaném množství, v kvalitě odpovídající účelu, ke kterému má zboží či služba sloužit, a za co nejvýhodnější cenu dosažitelnou při dané poptávané kvalitě.

• Proto podle charakteru poptávaného zboží či služeb příspěvková organizace vyhodnotí, zda nastává případ, zda je vhodné hodnotit ekonomickou výhodnost nabídek pouze na základě nejvýhodnější ceny. Dosáhne toho pouze při stanovení jednoznačných technických požadavků v rámci veřejné soutěže.

• V případech, kdy technické požadavků není možné jednoznačně a přesně specifikovat, bude PO hodnotit ekonomickou výhodnost i podle dalších kritérií, jako např. podle nejnižších nákladů životního cyklu.

• PO nebude za hospodárný považovat postup, kdy je poptáváno zboží či služba bez jednoznačného vymezení požadované kvality pouze na základě nejnižší nabídkové ceny.

Příspěvková organizace jí dosáhne srovnáním ceny plnění posouzením použití veřejných prostředků, zda jimi bude dosaženo plnění a splnění úkolů a to v rámci jednotlivých nabídek nebo místních podmínek, aby nebylo vynakládáno nadbytečné množství finančních prostředků.

Efektivností se rozumí takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. Porovná cenu a rozsah parametrů zakázky.

Princip efektivity je dodržen, pokud bylo realizací veřejné zakázky dosaženo zamýšlených výsledků a zároveň s vynaloženými prostředky nebylo možné dosáhnout výsledků lepších.

Mezi základní předpoklady pro naplnění principu efektivity patří zejména:

1. Přiměřené plánování (co a v jakém množství bude nakupováno, které nákupy je vhodné sdružit, kdy bude která veřejná zakázka zadávána);
2. Racionální příprava zadávacích podmínek (na jak dlouho je vhodné uzavřít smlouvu, jak bude definována požadovaná kvalita, jak budou nastavena kritéria kvalifikace a pravidla pro hodnocení nabídek, jak budou nastaveny smluvní podmínky, za jakých podmínek a v jaké formě bude možné realizovat změny závazku ze smlouvy, které mohou v průběhu realizace vzniknout atd.).

Dosáhne se jí především detailním vyhodnocením potřebných parametrů výdaje pro účely zajištění předmětu činnosti příspěvkové organizace a správným nastavení parametrů hodnocení a výběrem z nejlepší nabídky cen a parametrů zakázky.

Účelností se rozumí takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů. Požadavkem je důvodná potřeba organizace pro zajištění úkolů, cílů a činností stanovených zákony a zřizovací listinou.

Konkrétně se jedná o naplnění cílů organizace, kvůli kterým daná potřeba vznikla. Účelnost se tedy:

• Váže na to, jak užitečná (přínosná) je daná veřejná zakázka ve vztahu k dosažení požadovaných výsledků, tedy naplnění cílů PO.

• Musí být jasně identifikovatelná potřeba, kterou chce organizace veřejným nakupováním zajistit.

• Musí být zváženy možné varianty řešení dané potřeby.

• Pro dodržení principu účelnosti jsou klíčové přípravné fáze před zahájením zadávacího řízení, kdy by měl vzniknout záměr veřejné zakázky, na základě kterého bude následně možné doložit potřebu, k jejímuž naplnění měla veřejná zakázka přispět.

Dosáhne se jí posouzením, zda existuje skutečná potřeba výdaje pro zajištění úkolů, cílů a činností organizace a zpětnou vazbou pro příkazce operace a vedoucího příspěvkové organizace o tom, jak konkrétní výdej slouží potřebám příspěvkové organizace.

Jedná se o závazná kritéria pro rozhodování příkazce operace a ve vymezených případech pro správce rozpočtu.

Investicí a technickým zhodnocením se rozumí vždy výdaje na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy rekonstrukce a modernizace majetku, pokud převýšily u jednotlivého hmotného majetku částku 40 000 Kč a jednotlivého nehmotného majetku částku 60 000 Kč. Na investice a technická zhodnocení musí být použity rozpočtové prostředky Investičního fondu nebo prostředky zřizovatele PO a to v souladu se schválenými zásadami pro použití těchto prostředků.

Oprava – odstranění následků částečného fyzického opotřebení nebo poškození za účelem uvedení do předchozího nebo provozuschopného stavu

Uvedení do provozuschopného stavu - je druh opravy provedený i za použití jiných než původních materiálů, dílů, součástí nebo technologií, pokud se již nejedná o technické zhodnocení

Údržba – je soustavná činnost, kterou se zpomaluje fyzické opotřebení a předchází se poruchám nebo poškození. Za údržbu se považuje i odstranění drobnějších závad

1.1 Pořizování Jiného drobného hmotného majetku včetně nákupů za hotové do 3 000 Kč u jiného drobného nehmotného do 7 000 Kč

Kritérium:

• PO posuzuje individuálně pouze účelnost (skutečná aktuální potřeba organizace k zajištění provozu nebo cílů organizace ) a hospodárnost – dle místní znalosti cenové úrovně).

• SR v rámci své schvalovací pravomoci v těchto případech nad rámec svých povinností zodpovídá za to, že se nákupy nebudou záměrně dělit a kumulovat, a že nebude obcházena interní směrnice pro oblast veřejných zakázek malého rozsahu.

Týká se agend:

• Provoz organizace

2.1 Pořízení majetku v rozmezí Jiného DHM nad 3 000 Kč do 40 000 Kč a Jiného DNM nad 7 000 Kč do 60 000Kč (vše ceny bez DPH)

Kritérium:

Za efektivní se považuje pořízení potřebného a odpovídajícího majetku, jehož je dosahováno posouzením nabídek z hlediska poměru cena/parametry. Výběrové řízení zejména prostřednictvím Elektronického tržiště, elektronického nákupního systému, prostřednictvím minitendrů při využití interní směrnice pro zadávání zakázek malého rozsahu.... Součástí dokumentace k pořízení majetku bude Specifikace poptávky – předmět, parametry dodání, předpokládaná max. cena, hodnotící kritéria, Doložení nabídek a návrh na výběr nejvhodnějšího dodavatele a jeho schválení PO a SR.

Za účelné se považuje doložená potřeba (viz specifikace poptávky) organizace k zajištění svého provozu nebo cílů.

Za hospodárné se považuje výběr cenově nejvýhodnější nabídky v daném čase, a ve vztahu k souvisejícím nákladům i schopnosti subjektů poskytnout v daném čase tento majetek dodat.

Týká se agend:

• Majetku v rozmezí HM nad 3 000 Kč do 40 000 Kč a NM nad 7 000 Kč do 60 000 Kč (vše ceny bez DPH).

2.2 Drobné opravy (úhrada z provozu u pořízeného HM do 3 000 Kč a NM do 7 000 Kč)

Kritérium:

Na základě předpokládané výše rozhodne PO o opravě cestou individuálního zadání. Při individuálním zadání bude preferován dodavatel, v případě,…