Input:

Podmínky ochrany osobních údajů zaměstnanců

26.9.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.1.8.5.13
Podmínky ochrany osobních údajů zaměstnanců

PaedDr. František Havelka, Ph.D.

Podmínky ochrany osobních údajů zaměstnanců

Název školy nebo školského zařízení podle zřizovací listiny

Úplný název školy (právnické osoby) podle zřizovací listiny 
Podmínky ochrany osobních údajů zaměstnanců Název školy nebo školského zařízení podle zřizovací listiny 
Číslo jednací  Spisový znak  Skartační znak  
   
 
Vypracoval:   
Schválil:   
Projednáno dne:   
Seznámení se směrnicí dne:   
Datum vyhlášení:   
Nabytí platnosti dne:   
Nabytí účinnosti dne:   
Směrnice zrušuje směrnici:   

Čl. I

Předmět

Ochrana osobních údajů fyzických osob je Název školy nebo školského zařízení podle zřizovací listiny (dále jako „škola”), zabezpečována v souladu právním řádem České republiky, a to zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jako „GDPR”), a se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jako „zákon o zpracování osobních údajů”), příp. dalších předpisů upravujících tuto problematiku.

Tyto podmínky ochrany osobních údajů se vztahují na zaměstnance společnosti a uchazeče o zaměstnání ve škole (dále společně jako „zaměstnanci”).

Čl. II

Základní informace

Základní kontakty Správce osobních údajů: Název školy nebo školského zařízení podle zřizovací listiny, se sídlem Adresa školy nebo školského zařízení 
Kontaktní údaje na správce: adresa: XXXXXXXXXX 
Dozorový úřad: Úřad pro ochranu osobních údajů, IČO: 70837627, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7  
Zpracovávané osobní údaje, účely a právní tituly pro zpracování Správce zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců za účelem výběrového řízení, realizace pracovního vztahu a plnění povinností zaměstnavatele na základě právního titulu plnění smlouvy a plnění zákonné povinnosti.  
Jedná se zejména o tyto osobní údaje zaměstnanců: 1. jméno a příjmení (včetně všech příp. dřívějších příjmení), 2. datum a místo narození, 3. rodné číslo, 4. státní občanství, 5. místo trvalého pobytu, 6. adresa bydliště (pokud je jiná než místo trvalého pobytu), 7. informace o vzdělání, kopie vysvědčení či diplomů (pouze v případech, kdy je pro přijetí na příslušnou pracovní pozici nutné dosažení určitého stupně vzdělání), 8. u zaměstnankyň počet dětí, 9. zdravotní stav zaměstnance ve vztahu k vykonávané práci (zdravotní způsobilost zaměstnance), 10. zdravotní pojišťovna zaměstnance, 11. u osob pobírajících důchod druh pobíraného důchodu, 12. údaje o sociálním a zdravotním pojištění zaměstnance (doba trvání pojištění v daném roce, vyměřovací základ a vyloučené doby), 13. rodná čísla dětí zaměstnanců + kopie rodného listu dětí (pouze v případě, že zaměstnanec uplatňuje daňové zvýhodnění na vyživované děti a společnost provádí roční zúčtování záloh na dani z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků), 14. informace o manželovi / manželce zaměstnanců (pouze v případě, že zaměstnanec uplatňuje slevu na manžela / manželku a společnost provádí roční zúčtování záloh na dani z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků), 15. další dokumenty dokládající zaměstnancem uplatňované slevy na dani či daňová zvýhodnění (pouze v případě, že zaměstnanec uplatňuje slevy na dani či daňová zvýhodnění a společnost provádí roční zúčtování záloh na dani z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků), 16. číslo účtu (pouze v případě, že zaměstnanec nepřebírá mzdu či jiné proplácení závazků vůči zaměstnanci v hotovosti), 17. číslo řidičského průkazu (pouze v případě, že řidičské oprávnění je nezbytné pro výkon práce zaměstnance).  
Pro účely výběrového řízení nejsou po uchazečích o zaměstnání vyžadovány všechny shora uvedené osobní údaje, ale pouze osobní údaje nezbytné pro výběr uchazeče na příslušnou pracovní pozici.  
Příjemci osobních údajů Osobní údaje zaměstnanců jsou zpracovávány výlučně příslušnými zaměstnanci společnosti a třetím osobám jsou předávány pouze na základě plnění zákonné povinnosti společnosti jako zaměstnavatele (př. povinnost zaměstnavatele předávat osobní údaje příslušné zdravotní pojišťovně na základě § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění), a dále osoby pověřené řešením případného sporu.  
Práva subjektů údajů (zaměstnanců) Zaměstnanci společnosti mají právo na přístup ke svým osobním údajům. Toto právo se uplatňuje písemnou žádosti adresovanou škole, musí obsahovat jasnou identifikaci podatele a jeho požadavek.  
Zaměstnanci školy mají právo na opravu, výmaz či omezení zpracování svých osobních údajů. Toto právo se uplatňuje písemnou žádosti adresovanou společnosti, která musí obsahovat jasnou identifikaci podatele a jeho požadavek.  
Zaměstnanci školy mají právo na umožnění přenesení svých osobních údajů k jinému správci. Toto právo se uplatňuje písemnou žádosti adresovanou škole, která musí obsahovat jasnou identifikaci podatele a jeho požadavek.  
Zaměstnanci mají právo vznést námitku proti zpracování či stížnost k dozorovému úřadu. Uvedená práva jsou blíže popsána níže v podrobnějším dokumentu.  

Čl. III

Rozsah, základní účel a právní titul zpracování osobních údajů zaměstnanců

Škola zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců za účelem výběrového řízení, realizace pracovního vztahu a plnění povinností zaměstnavatele na základě právního titulu plnění smlouvy a plnění zákonné povinnosti.

Škola jako zaměstnavatel má právo zpracovávat tyto osobní údaje:

  • - pro evidenční listy důchodového pojištění zasílaných na OSSZ (podle § 37 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): datum a místo narození, všechna dřívější příjmení, rodné číslo, místo trvalého pobytu, údaje o sociálním a zdravotním pojištění. Byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po ukončení důchodového pojištění v cizině, rovněž údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a cizozemském čísle pojištění;
  • - pro správný výpočet měsíčních záloh na daně: druh pobíraného důchodu;
  • - pro zjištění přesného data nároku na odchod do starobního důchodu (podle zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení): počet dětí (u žen);
  • - pro plnění povinného podílu osob se zdravotním postižením na celkovém počtu zaměstnanců (podle § 83 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti): zdravotní znevýhodnění;
  • - pro placení zdravotního pojištění (podle § 10 zákona č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění): zdravotní pojišťovna;
  • - za účelem hlášení zaměstnávání cizinců: státní občanství.
  • - prohlášení poplatníka daně z příjmu (podle zákona o správě daní