dnes je 29.5.2024

Input:

Obecné pokyny pro práci se směrnicemi

1.1.2018, , Zdroj: Verlag Dashöfer

5.1.1
Obecné pokyny pro práci se směrnicemi

Ing. Danuše Prokůpková

Důležitost vnitřních směrnic vzrůstá v souvislosti se zavedením Centrálního systému účetních informací státu (CSÚIS) od roku 2010 a v souvislosti se započatou účetní reformou, která se týká vybraných organizacím smyslu ustanovení § 1 odst. 3 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Naplnění cílů reformy spočívá v odpovědném přístupu ostatních pracovníků celé organizace, zejména vedoucích pracovníků. Na nich spočívá odpovědnost pro vytvoření prostoru pro aplikaci jednotlivých kroků. V souvislosti s účtováním a používáním nových účetních metod (odpisování majetku, časového rozlišení, opravných položek, tvorba rezerv, dohadných účtů) je třeba soustředit se v prvním kroku na revizi a úpravu vnitřních předpisů účetní jednotky. Je třeba upravit procesy spojené s  přenášením informací a dat. Účetní pracovník se sice může snažit sebevíce, ale pokud neobdrží relevantní podklad pro provedení účetního zápisu, nemá o čem účtovat. Je proto důležité zajistit předávání průkazných záznamů až do účtárny hned při vzniku. To znamená všech prvotních písemností, jakými jsou např. smlouvy, žaloby, žádosti o dotace a další, se kterými nebyly dosud účtárny v první fázi vůbec seznamovány včetně zpracovaných vnitřních dokladů o zúčtování odpisů, časovém rozlišení, dohadných účtech, tvorby opravných položek a tvorby rezerv. Tyto "vnitřní doklady“ nevznikají zpravidla v účtárnách, ale např. v majetkovém či investičním odboru apod. Jenom tak může být vytvořen účetní doklad, proveden zápis do účetních knih a sestavena úplná účetní závěrka podle nově stanovených potřeb. Průběžné sledování a monitoring vnitřního kontrolního systému a obsahu vnitřních směrnic uvnitř účetní jednotky s ohledem na jednotlivé fáze účetní reformy je prvotním předpokladem úspěšného zvládnutí všech nových povinností a pravidel.

Úloha vnitřních směrnic v rámci vytváření kontrolního prostředí

V kontrolním prostředí působí jak formální, tak neformální pravidla, která ovlivňují postupy řídících a dalších pracovníků - zaměstnanců. Mnohdy převažují právě neformální pravidla, která vycházejí z vlivu širších kulturních a ekonomických faktorů a právě ty předurčují, zda dojde k výraznějšímu rozvoji moderních metod.

Příznivé kontrolní prostředí pomáhá integrovat důležité prvky, jakými jsou odpovědnost, prestiž a etické principy. Takto vytvářené kontrolní prostředí zamezí krizi důvěry ze strany oprávněných uživatelů a včas signalizuje příznaky případných nesrovnalostí.

Potřeba a existence vnitřních norem

Proč je nutné v jakémkoli organizačním uspořádání vydat vnitřní směrnice, vnitřní normy?

§ 3 odst. 4 písm. a) a § 25 odst. 1 písm. a) a odst. 2 písm. a) až d) a odst. 4 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ukládá tuto zásadní povinnost zejména vedoucím pracovníkům ale i ostatním zaměstnancům, kteří jsou účastníky finančních a pracovních procesů a zároveň jsou za kvalitu těchto procesů odpovědni. Nejedná se tedy o dobrovolnost. V příslušných paragrafech zákona se o nově zaváděném systému hovoří jako o vnitřním kontrolním systému (dále jen VKS). Poměrně stručný popis obsahu v § 25 a § 26 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve veřejné správě nás nenechávají na pochybách, že se vlastně jedná o zavedení účelných a účinných řídících systémů.

Řídící kontrola je důležitou součástí celého vnitřního uspořádání. Rozhodným způsobem ovlivňuje řídící procesy v organizaci. Efektivnost a účinnost řídící kontroly je závislá na způsobu horizontálního a vertikálního uspořádání v rámci systému.

Předmětem obojího uspořádání je zejména:

  1. stanovení záměrů a cílů,
  2. stanovení omezujících podmínek,
  3. vymezení kompetencí a odpovědností rozhodovacích procesů a prováděcích činností,
  4. stanovení klíčových míst, obsah klíčových vazeb a obsah klíčových uzlů,
  5. stanovení podmínek pro (okamžitou) nápravu.

K dosažení výše uvedených cílů a povinností vyplývajících z dvou výše uvedených zákonů je třeba v každé organizaci - účetní jednotce - dodržovat určitá pravidla. Tato pravidla jsou jednak pevně stanovena obecně závaznými právními předpisy a dalšími prováděcími předpisy, jednak si může každá organizace - účetní jednotka - stanovit, vymezit nebo dohodnout v rámci svých vnitřních potřeb své vlastní postupy a stanovit vlastní pravidla. Jak bylo výše zdůrazněno, v souvislosti se zavedením CSÚIS a započetím účetní reformy u vybraných organizací je třeba zintenzivnit práce na vnitřních směrnicích zpracovat potřebné nové, aktualizovat znění dosavadních a monitorovat jejich účinnost.

Novou potřebou je stanovení okamžiku (dne) účetního případu. Zde je třeba si povšimnout dikce ČÚS č. 701, kde je v oddíle 6 odst. 6.1 uvedeno, že při určení okamžiku uskutečnění účetního případu účetní jednotka posoudí, zda:

a) nastala určitá právní skutečnost, například došlo k právnímu úkonu učiněnému buď

účetní jednotkou, nebo jinou osobou,

b) byla s touto právní skutečností účetní jednotka seznámena nebo je možné oprávněně požadovat po účetní jednotce, aby se s touto skutečností seznámila.

Z uvedeného vyplývá nutnost zajistit "přísun“ potřebných informací do účtárny účetní jednotky a tudíž výše již zdůrazňovaná skutečnost povinné úpravy vnitřních procesů (oběhu dat a informací).

Úlohou vnitřních směrnic je zejména:

  1. výběr z možných variant, které zákonné normy připouští,
  2. zajištění jednotného metodického postupu,
  3. zachování stejného řešení v obdobných situacích,
  4. vyjádření vůle odpovědných pracovníků v konkrétních podmínkách a situacích,
  5. správné (objektivní) vyhodnocování skutečnosti,
  6. zajištění kontinuity a srovnatelnosti v čase.

Cílem a posláním je podpořit zpravodajskou základnu organizace zejména z hlediska:

  1. včasnosti informací,
  2. průkaznosti,
  3. správnosti a srozumitelnosti,
  4. pravdivosti a spolehlivosti,
  5. úplnosti,

a to proto, aby mohly být splněny výše uvedené podmínky vytváření odpovídajícího kontrolního prostředí. To vyžaduje v libovolně velké organizační jednotce logicky uspořádat činnosti, ukazatele, parametry, zdroje, kompetence a odpovědnosti, které vedou k efektivní přeměně vstupů na výstupy.

Zaměření vnitřních směrnic

Pozornost by měla být zaměřena na:

• popis běžných postupů,

• popis zvláštních hospodářských operací,

• rozsah a náležitosti zpravodajských subsystémů,

• rozsah a náležitosti písemných záznamů,

• popis odpovědností a pravomocí za jednotlivé hospodářské a finanční operace,

• definici, režim a skladbu subsystémů zpravodajské základny (prvotní evidence, operativní evidence, účetnictví a statistiky),

• popis oblastí a organizačního uspořádání kontrolních systémů, a jejich organizační zajištění.

Zároveň je třeba zajistit nastavené procesy z hlediska:

• kompetencí a odpovědností,

• pracovních postupů při zajištění komunikace s oprávněnými místy,

• vhodného označení (číslování a označování dat) celkové dokumentace provázející jednotlivé procesy a činnosti,

• termínů zpracování a míst uložení,

• zajištění ochrany uložených dat,

• přístupů k jejich dalšímu využívání při koloběhu řídící práce.

Cílem je vyvážená kombinaci funkčního a procesního řízení.

Konstrukce vnitřních norem

Vzniká otázka, jakým způsobem jsou dále uvedené vnitropodnikové směrnice, resp. vnitřní normy konstruovány a jakou by měly mít základní formální podobu.

Formální podobu splňuje nejčastěji právě metodická směrnice, ale i příkaz, pokyn, oběžník a další individuální řídící akty. Zdálo by se, že formální podoba je až druhotným požadavkem pro správně a odpovídajícím způsobem konstruovaný dokument a jeho věcnou náplň. Z teorie řízení, ale i praktických zkušeností lze upozornit na úskalí těchto počátečních rozhodnutí, neboť každá zvolená forma již v samotném základu v sobě nese zásadní atributy cíle a poslání, věcné náplně a zejména charakter závaznosti a důrazu na dodržování jednotlivých ustanovení pro pracovníky příspěvkové organizace.

Ve věcné náplni každé vnitřní normy by neměla chybět zejména:

  1. definice platné legislativy, na kterou ustanovení vnitřní směrnice navazuje, nebo se odvolává,
  2. definice základních pojmů, které se ve směrnici používají a definují vnitřní a vnější vztahy,
  3. stanovení metodiky postupů, popisů těchto postupů v rámci potřebných opatření,
  4. stanovení kompetencí, povinností a odpovědnosti osob, které jsou odpovědny za nařizování, schvalování, kontrolu a dokumentaci dané hospodářské operace, z hlediska příkazce, správce rozpočtu a hlavního účetního,
  5. termíny a způsoby aktualizace,
  6. jmenování odpovědnosti za kontrolu a dodržování ustanovení vnitřních norem jednotlivě a jako celku provázaného systému.

V námi uvedených případech se tedy bude jednat především o vytvoření návodu nebo pomůcky, o kterou je možno se "opřít“ při dalším jejich vytváření a rozšiřování do budoucna. Koncepce umožňuje kdykoli v budoucnosti dodatečné vkomponování potřebných změn. Konstrukce dále umožňuje bezproblémový přechod režimů podle specifických podmínek a celkové orientace činnosti příspěvkové organizace při zachování rozumného rozsahu.

Četnost, rozsah vnitřních norem

Četnost a rozsah se odvíjí zejména od:

• statutu, organizačního řádu a popisu pracovních míst,

• velikosti a členitosti organizace,

• zřizovacích funkcí,

• způsobu financování a nakládání se zdroji,

• mírou spolupráce se zřizovatelem,

• povahy hospodářských a finančních operací,

• povahy a vlastností lidských zdrojů,

• zavedených činností (hlavní činnosti doplňkové činnosti, provozní, finanční, majetkové apod.),

• velikosti rozpočtu,

• rozsahu a klasifikace majetku,

• decentralizace oblastí, objektů, četností detašovaných pracovišť,

• centralizace či decentralizace kompetencí a odpovědností,

• časových potřeb a harmonogramů apod.

Tyto kategorie představují standard, k němuž je porovnávána adekvátnost rozsahu a obsahu vnitřních směrnic a je kompatibilní s požadavky zákona o kontrole.

Vnitřní organizační směrnice může být zpracována jako jeden dokument (v případě velmi malé organizace s jednoduchou činností a uspořádáním) až po

Nahrávám...
Nahrávám...