Doplňující informace k obecným pokynům

5.1.2

Doplňující informace k obecným pokynům

Ing. Danuše Prokůpková

Povinnost vnitřních směrnic vyplývá z § 4 odst. 8 písm. w) ZoÚ, § 7 odst. 5 ZoÚ, § 14 odst. 2 ZoÚ, § 18 odst. 1 ZoÚ, § 25 odst. 1 písm. k) ZoÚ, § 27 odst. 1 písm. h) ZoÚ, § 28 odst. 1 až odst. 6 ZoÚ, § 29 a § 30 ZoÚ.

Další povinnosti vyplývají z prováděcích vyhlášek, a to zejména z § 55 odst. 1 až 7, § 57 odst. 1 až 4, § 58 až § 64, § 65 odst. 1 až 9, § 66 odst. 1 až 8, § 67 odst. 1 až 4, § 69 odst. 1 až 3, § 71 odst. 1 až 6; § 72 odst. 1 až 6, § 77 a § 78 vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky.

Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ukládá řídící a kontrolní povinnosti zejména vedoucím pracovníkům, ale i ostatním zaměstnancům veřejné správy a samosprávy, kteří jsou účastníky samotných finančních procesů, nebo jsou za kvalitu těchto procesů odpovědni. V příslušných paragrafech zákona se o systému hovoří jako o vnitřním kontrolním systému (dále jen VKS). VKS vytváří příznivé kontrolní prostředí a jeho součástí je řídící kontrola a interní audit. Jedná se o složitější záležitost náročnou na nastavení parametrů v kombinaci funkčního i procesního řízení.

Zákon neobsahuje popis formálních a věcných náležitostí, opatření a kroků směřujících k výstavbě a potřebné konstrukci VKS, nejmenuje rozsah a četnost dokumentace o činnosti organizace. Pouze se omezuje na bližší vymezení kontroly z hlediska časového (kontrola předběžná, průběžná, následná) a vymezuje se vůči kompetencím a odpovědnostem v rámci řídící kontroly.

Řídící kontrola je důležitou součástí celého vnitřního uspořádání. Rozhodným způsobem ovlivňuje řídící procesy v organizaci. Efektivnost a účinnost řídící kontroly je závislá na způsobu horizontálního a vertikálního uspořádání v rámci systému.

Předmětem obojího uspořádání je:

a) stanovení záměrů a cílů,

b) stanovení omezujících podmínek,

c) vymezení kompetencí a odpovědností rozhodovacích procesů a prováděcích činností

d) stanovení klíčových míst, obsah klíčových vazeb a obsah klíčových uzlů,

e) stanovení podmínek pro (okamžitou) nápravu,

a řada dalších, podle složitosti systému daných potřeb.

Odpovědnost za vybudování VKS je stanovena vedoucím (statutárním) pracovníkům (ředitelům organizací, ředitelům krajských úřadů, starostům). Na organizačním zajištění a při výstavbě se předpokládá kolektivní participace jednotlivých řídících pracovníků.

Vnitřní směrnice jsou nedílnou součástí potřebné dokumentace o stavu a úrovni VKS. Jsou hmatatelným a viditelným zdrojem pro zavedení a působení vnitřního kontrolního systému, spoluvytváří jej a činí procesy transparentními.

a) Vnitřní předpisy jsou právně závazné nikoliv ze své podstaty, ale jen tehdy, jestliže mezi jejich vydavatelem a adresátem existuje vztah nadřízenosti a podřízenosti.

b) Vydávající je povinen prokazatelně seznámit se zněním vnitřního předpisu všechny podřízené pracovníky, pro které je vnitřní předpis závazný. U vnitřních předpisů je významné právě prokazatelné seznámení. Právě toto seznámení (informace) je nezbytné například v případě soudního sporu, kdy je třeba dokázat, že příslušný (konkrétní) pracovník byl skutečně se zněním seznámen (podpisový záznam – podpis na vnitřním předpisu).

c) Z vnitřních předpisů musí být jednoznačně patrné, pro koho jsou závazné.

d) Vnitřní předpisy se prošla předepsaným schvalovacím procesem.

e) Vnitřní předpisy se neodvolávají na neexistující, neplatné obecně závazné právní normy.

f) Vnitřní předpisy obsahují veškeré potřebné formální náležitosti.

V praxi se vyskytují tyto druhy vnitřních předpisů:

• společenská smlouva (zakladatelská smlouva, zakladatelská listina, v případě PO -zřizovací listina),

• statuty, stanovy,

• organizační a další řády,

• směrnice,

• pokyny,

• individuální řídící akty.

2.1 Společenská smlouva

Společenskou smlouvou se na základě ustanovení zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních společnostech a družstvech, zakládají tyto obchodní korporace:

• veřejná obchodní společnost,

• komanditní společnost,

• společnost s ručením omezeným.

Ve smyslu ustanovení § 3 odst. 3 zákona č. 90/2012 Sb. se společenskou smlouvou podle hlavy IV rozumí i stanovy a zakladatelská listina.

2.1.1 Zakladatelskou smlouvou se podle ustanovení § 243 až 249 zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích, zakládají akciové společnosti.

Zakladatelská listina se používá pouze v případě, kdy je pouze jeden zakladatel. Zákon o obchodních korporacích vymezuje základní obsah výše uvedených dokumentů tzn. obchodní jméno, sídlo společnosti, určení společníků, předmět podnikání. Tyto dokumenty mohou obsahovat i další informace.

2.1.2 Zřizovací listina

Organizační předpis (statut, resp. zřizovací listina, stanovy a organizační řády) upravuje vnitřní strukturu jednotlivých organizací a některé náležitosti, které mají význam pro právní vztahy organizací.

Jejími obvyklými náležitostmi jsou:

a) označení zřizovatele (s vyznačením organizačně právního uspořádání),

b) název, sídlo organizace a její identifikační číslo (název musí vylučovat možnost záměny s názvy jiných organizací),

c) vymezení základního účelu a tomu odpovídajícímu předmětu činnosti,

d) označení statutárních orgánů,

e) vymezení majetku, k němuž má příspěvková organizace právo hospodaření a příspěvková (obecní) blíže definovaná práva ve smyslu obchodního a občanského zákoníku, resp. který jí byl dán do správy,

f) vymezení doby, na kterou je organizace zřizována.

Předepsané náležitosti nově zřizovaných příspěvkových organizací obsahuje nově ustanovení § 27 odst. 2 zákona č. 250/2000 Sb. Zřizovatel vydá o vzniku příspěvkové organizace zřizovací listinu (její náležitosti viz směrnice Zřizování příspěvkových organizací).

2.2 Stanovy, resp. společenskou smlouvu

Společenskou smlouvu, resp. stanovy v duchu § 135 a násl. zákona č. 90/2012 Sb. vydávají společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti a družstva. Na rozdíl od akciových společností a družstev není u společností s ručením omezeným přijetí stanov povinné. Jejich přijetí je věcí dohody společníků.

2.3 Řády

Řády jsou považovány za předpisy, jimiž se v účetní jednotce stabilizují důležité systémy nebo podsystémy, určují její strukturu a základní pravidla vnitřního pořádku. Obecně jsou rozlišovány řády typu organizačního, sociálního, technického a ekonomického.

• Organizačního charakteru – organizační řád, organizační schéma, pracovní místa.

• Sociálního charakteru jsou např.: pracovní řád, mzdový a platový řád, prémiový řád apod.

• Technického charakteru je např. spisový řád, archivní řád, řády pro jednání rad a komisí, jednací řády apod.

• Ekonomického charakteru je např. kontrolní řád, rozdělení pravomocí a odpovědností, stanovení závazných ukazatelů, limitů apod.

Organizační řád je vrcholový řád, uspořádávající organizační systém jako celek a to v celé účetní jednotce (organizaci) i v jejích jednotlivých organizačních jednotkách. Je nutné předpokládat, že příprava a vydání organizačního řádu příslušné účetní jednotky, si vyžádá obvykle delší časový interval. Ostatní jmenované řády se odvíjí od vytvořeného organizačního řádu a popisu pracovních míst.

2.4Směrnice

Směrnice jsou vnitřní předpisy, jimiž se podrobněji upravují vlastnosti a chování prvků některých systémů v účetní jednotce. Určují se jimi:

g) způsoby vykonávání jednotlivých funkcí účetní jednotky nebo jejich prvků (např. průběh příslušných – určitých procesů),

h) konkretizují funkční náplně,

i) vztahy prvků při vykonávání těchto funkcí (např. způsob účasti organizačních míst na určitém procesu, obsah a cesty nosičů informací v určitém procesu apod.).

Úkolem (podrobných) směrnic je:

• rozpracovat některé oblasti činností do takových podrobností, jak to vyžaduje potřeba racionálního plnění funkcí účetní jednotky a jejích organizačních prvků,

• upravovat činnosti a vlastnosti, jak to vyžadují právní předpisy, nebo pro které se úprava považuje z hlediska účetní jednotky za potřebnou a užitečnou z hlediska významu, opakovanosti výskytu apod.,

• aby obsahovaly ustanovení natolik stálá, aby se podle nich mohly vytvářet účelné stereotypy chování a aby zajistily automatické fungování, avšak ponechávaly prostor pro sebeuplatňování a aktivitu příslušných pracovníků zabývajících se příslušnou oblastí (problematikou).

Pokud se týká vypracování a vydávání směrnic, osvědčuje se, když jsou směrnice vydávány jedním útvarem (vydávání by měl zastřešovat jeden útvar) účetní jednotky. To nepopírá účelnou spolupráci všech zainteresovaných stran při zpracování směrnic a jejich aktualizaci.

2.5 Pokyny

Pokyny jsou vnitřní předpisy vydávané zmocněnými vedoucími jednotlivých organizačních útvarů k tomu, aby se upravily některé vybrané činnosti, vykonávané pracovníky těchto útvarů při plnění jejich funkcí.

Jsou určeny především k podrobnějšímu rozvedení některých ustanovení směrnic, týkající se určitého útvaru, pro který nebyly dosud vydány směrnice.

2.6 Individuální řídící akty

Vnitřními předpisy se stanovují a vymezují pravidla chování v předpokládaných opakovaných situacích.

V případě individuálních řídicích aktů se naopak tyto individuální řídicí akty vztahují k neopakovatelným situacím ovšem i tak předpokládaným. Jedná se například o příkaz ředitele účetní jednotky, kterým jsou uloženy jednorázové úkoly.

Splněním úkolu končí i platnost příslušného příkazu. Dalším příkladem může být rozhodnutí o jmenování ředitele útvaru nebo o změně organizační struktury.

Individuální řídicí akty jsou např.:

• příkazy,

• rozhodnutí,

• plánovací akty a plánovací rozhodnutí,

• individuálně uložené úkoly,

• zápisy z porad,

• cestovní zprávy,

• popisy práce (osobní popisy práce) a jiné.

2.6.1 Příkaz

Příkaz je individuální řídící akt, jímž se ukládají konkrétní úkoly s uvedením termínu a jména pracovníka odpovědného za jeho splnění.

Příkazy může vydávat každý vedoucí pracovník, avšak jen pro své podřízené. Do příkazu nepatří úkoly s termínem plnění "trvale", "průběžně" apod.

2.6.2 Rozhodnutí

Ve většině případů se používá rozhodnutí ke jmenování pracovníků do funkcí, nebo k jejich odvolání nebo pro opatření, která mají charakter zřizovacích listin, tedy pro zřízení, sloučení, rozdělení nebo zrušení např. útvarů účetní jednotky.

Rozhodnutí může zpravidla vydávat vedoucí pracovník, který je k tomu oprávněn. Jeho působnost je vymezena na okruh podřízených útvarů a pracovníků.

Rozhodnutí může obsahovat konkrétní úkoly bezprostředně související s předmětem rozhodnutí. Například ředitel účetní jednotky vydá…